Rangkaian acara Sabilulungan: Paska-event
Sabilulungan merupakan sebuah rangkaian acara yang dibuat oleh KPB K12 dengan tujuan meningkatkan awareness terhadap bencana yang baru terjadi beberapa waktu lalu serta untuk mengumpulkan bantuan fisik berupa boneka, mainan, dan buku untuk warga di Palu. Sabilulungan berasal dari Bahasa Sunda yang berarti gotong royong, ini adalah tema acara kita kali ini, keseluruhan acara dipimpin oleh Project manager utama yaitu Chivalry (Alry). Rangkaian acara Sabilulungan ini terbagi menjadi tiga bagian utama yaitu:
- Pra-event yang diisi workshop #sahabatpena & boneka bersama jenjang SD sampai SMP di Semi Palar, dipimpin oleh person in charge Cecilia (Cissy) pada 1 Oktober sampai 7 Oktober
- Event, Pintonan Sonten yang diramaikan pertunjukan seni dari berbagai macam kolaborator beserta penggalangan dana lewat makanan, dipimpin oleh PIC Benita pada 9 Oktober
- Pasca-event menutup rangkaian acara keseluruhan dengan rekapitulasi data dan pendistribusian dukungan barang, dipimpin oleh PIC Krisna pada 15 Oktober sampai 13 Desember
Kali ini kami menutup Sabilulungan dengan memasuki tahap terakhir yaitu tahapan Pasca-event. Tahap ini diisi dengan beberapa kegiatan utama yaitu pertama, rekapitulasi data jumlah dukungan dan uang yang terkumpul. Selagi kami merekap data, kami juga memulai riset biaya transportasi barang, harga standar untuk mengirim paket, kurir-kurir yang cocok, serta donatur atau jalur distribusi lainnya. Setelah riset dan rekap data selesai, kami dapat mulai pengemasan (packing) barang untuk dikirim serta membelikan uang sumbangan buku-buku baru yang relevan untuk dikirim. Terakhir, barang yang sudah dikemas akhirnya dapat didistribusikan.
Selama berproses, Krisna memegang kendali penuh terhadap teknis distribusi, memimpin rapat-rapat serta obrolan bersama kolaborator seperti Kepanitiaan Festbuk. Di sisi lain Alry mengerjakan hal-hal yang lebih teknis, seperti dokumentasi dan pelaporan progress. Tugas pertama kami merekapitulasi data berjalan dengan lancar, jika ditotal kami mendapat sekitar Rp 6,810,000,- dari penggalangan dana di Pintonan Sonten, donasi per-orangan, dan sumbangan lainnya. Kami juga mengumpulkan 118 buah boneka, sekitar 70 buku berbeda, dan terakhir mainan anak yang seharga berat 4 kg. Barang-barang yang kami kumpulkan kemudian kami pisahkan berdasarkan jenisnya ke dalam kotak-kotak kardus yang berbeda untuk dilabel dan siap dikirim.
Kami menggunakan sekitar Rp 4,500,000,- untuk membeli buku tambahan (utk dikirim) dan Rp 150,000,- untuk teknis kardus, isolasi, dan alat/perlengkapan lainnya. Buku-buku yang kita beli bervariasi, mulai dari buku anak (dongeng, cerita rakyat, dll), ensiklopedia anak, komik, dan novel, semuanya dibeli di Gramedia. Setelah buku baru terbeli, kami kembali ke basecamp Semi Palar untuk mengemasnya dalam kardus-kardus kecil bersama peralatan menulis dan lainnya untuk kepentingan program #sahabatpena. Total berat yang terakumulasi mencapai kurang lebih 41 kg keatas.
Selama kami mempersiapkan kemasan data rekapitulasi data, ada beberapa anggota yang mulai mencari tau alternatif kurir pengiriman barang selain Pos Indonesia, kami mendapat alternatif kedua yaitu J & T dan JNE sebagai kurir cadangan, J&T utamanya salah satu kandidat yang baik karena sangat memungkinkan untuk kita menghubungi Dedi Cobuzier selaku pemilik dari J&T untuk mendukung distribusi ke Palu (namun ide itu kami candaskan karena butuh tenaga serta waktu yang lebih dan lewat dari timeline yang disepakati). Kami sudah menyelesaikan groundwork untuk mengirim dukungan, mulai dari mengkonfirmasi penerima barang di sana sampai menentukan tanggal kirim dan tanggal terima barang, di mana, lewat apa. Di sini kami masih menggunakan opsi pertama kami yaitu lewat Pos Indonesia.
Selesai mengemas semua barang donasi, kami menyiapkan barang untuk ditimbang dan di cek harga distribusinya di Kantor Pos terdekat di Sukagalih. Sesampainya disana, barang bawaan seberat 41 kg itu mulai diukur, besaran volumetriknya serta berat barang yang sebenarnya. Diluar dugaan ternyata berat volumetrik barang donasi kita 112 kg jika ditotal, biaya transportasi pun membengkak, yang tadinya kami perkirakan hanya Rp 1,200,000,- berubah menjadi Rp 4,200,000,- perbedaan yang signifikan. Barang yang sudah diukur itu kemudian kami bawa kembali ke basecamp untuk didiskusikan metode distribusi lainnya yang tidak memakan harga sebesar itu.
Saat diskusi mengenai biaya pengiriman, kami mendapat kabar dan koneksi baru dari Cissy bahwa Eiger mampu dan mau membantu kita mengirimkan hasil dukungan ke Palu secara gratis. Tentu kami tidak ingin melewatkan hal ini, berkat keringanan harga, sisa uang yang tadinya kami sisihkan untuk biaya pengiriman, kami belikan buku lagi yang jika ditotal mencapai harga Rp 4,000,000. Kami sekarang juga melengkapi paket-paket yang mau dikirim dengan atribut Semi Palar, yang isinya ada bandana, buku karya anak, dan foto-foto untuk tujuan visibilitas dan autentisitas dukungan.
Selain mendukung proses distribusi, Eiger juga mendukung acara secara finansial dengan memberikan sumbangan uang, ada juga donatur-donatur lainnya yang ikut menyumbang uang untuk acara kali ini setelah kami berbelanja buku. Rencananya, karena waktu sudah tidak cukup untuk membelanjakan uang donatur baru, kami akan menyampaikannya ke lembaga terpercaya lain yang juga sama bergerak untuk anak-anak di Palu.
Setelah semua barang selesai dikemas dalam kardus, kami mendatanya untuk terakhir kali dan mengirimkannya ke Eiger Bandung (jalan sumatra) untuk kemudian langsung dikirimkan ke pos Eiger di Palu dan didistribusikan ke penerima kita di sana. Dukungan ini memakan waktu 2 bulan efektif, mulai dari awal perencanaan sampai akhir distribusi, perjalanan yang cukup Panjang. Kami berharap dapat menyampaikan semangat dan perasaan yang kami tujukan untuk semua di Palu lewat dukungan ini. Satu-satu kardus kami pindahkan dari mobil ke truk, sambil merekap kegiatan kita yang lalu-lalu, membayangkan kembali acara yang kita buat kemarin, dan berdoa agar dukungan ini dapat digunakan sepenuhnya dan sebaik mungkin.
Kardus sumbangan terakhir pun telah dimuat truk pengangkut, menutup tahapan terakhir dari rangkaian acara Sabilulungan. Sekarang yang tersisa adalah kabar dan pertanggung jawaban kami dalam bentuk laporan, memberitakan proses dan pencapaian acara ini ke semua orang yang aktif terlibat, terkait, atau mendukung acara ini, baik secara fisik maupun lewat doa, wrapping thing’s up.
